Cancelamento de notas fiscais
O contribuinte deve emitir Nota Fiscal para documentar a operação e/ou prestação a ser realizada, inclusive para acompanhar o seu trânsito (transporte) e ingresso no estabelecimento do adquirente.
Se no momento da emissão do documento fiscal, ou mesmo após, for detectado algum tipo de erro, é permitido ao contribuinte fazer o cancelamento, desde que as mercadorias ainda não tenham saído do estabelecimento.
Nos casos em que a verificação da eventual irregularidade da Nota Fiscal ocorra após a saída das mercadorias ou conclusão dos serviços, não poderá ser efetuado o seu cancelamento.
Conservação das vias
Ocorrendo o cancelamento, todas as vias devem ser conservadas no talonário, formulário contínuo ou jogos soltos, com a declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e a referência, se for o caso, da nova Nota Fiscal emitida.
A não-conservação de todas as vias cancelada poderá ser objeto de dúvida quanto à saída das mercadorias, podendo o Fisco entender que tal documento já cumpriu seus efeitos fiscais.
Nota Fiscal já escriturada
Em se tratando de cancelamento após a escrituração da Nota Fiscal no livro Registro de Saídas, caso em que os impostos passaram a figurar como débito na escrita fiscal do contribuinte, além de conservar todas as vias da Nota Fiscal, será necessário ainda, para efeito de anulação dos débitos de ICMS e IPI, efetuarem lançamentos de estorno na escrita fiscal.
Para estornar o débito do ICMS, o contribuinte deve fazer o lançamento dos valores destacado na Nota Fiscal cancelada, no item “008 – Estorno de débitos” do Livro Registro de Apuração do ICMS, Modelo 9, para o ICMS; e, no item “004 – Estorno de débitos” do livro Registro de Apuração do IPI, Modelo 8, para o IPI, indicando nos dois lançamentos, todos os dados da Nota Fiscal cancelada, inclusive, o número da página do livro Registro de Saídas em que ela foi escriturada, e na “Observações”, anotar o motivo do estorno.
Nota fiscal Eletrônica (NF-e)
O emitente poderá solicitar o cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), em prazo não superior a 168 horas (7 dias) contados do momento em que foi concedida a Autorização de uso da NF-e, desde que não tenha ocorrido a circulação da mercadoria ou da prestação de serviços e observadas as demais formalidades constantes do Ajuste Sinief nº 7/2005 (Art. 1º do Ato Cotepe nº 33/2008).
A partir de 1º de janeiro de 2012, o prazo de solicitação de cancelamento de 168 horas deverá ser até no máximo de 24 horas da concessão da Autorização de uso da NF-e (Ato Cotepe/ICMS nº 13/2010, na redação dada pelo Ato/Cotepe/ICMS nº 35/2010).
O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá observar o leiaute estabelecido em Ato Cotepe, conter assinatura digital do emitente, ser transmitido pela Internet, com protocolo de segurança e terá seu deferimento ou indeferimento comunicados pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao solicitante ou a terceiro por ele autorizado.
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